Hóa đơn đầu vào: Quy định, điều kiện khấu trừ và cách xử lý 2025

Trong hoạt động kinh doanh, mọi khoản chi phí và doanh thu đều cần được ghi nhận minh bạch để đảm bảo tính hợp pháp, thuận lợi cho việc kê khai thuế. Một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện điều này chính là hóa đơn. Trong số đó, hóa đơn đầu vào giữ vai trò đặc biệt, bởi nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi khấu trừ thuế và tính hợp lệ của chi phí.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành cho doanh nghiệp khi phát sinh giao dịch mua hàng. Đây là căn cứ hợp pháp để doanh nghiệp ghi nhận chi phí, kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ, và hạch toán chi phí hợp lệ trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Nói cách khác, hóa đơn đầu vào chính là “chứng minh thư” cho các khoản chi của doanh nghiệp, đảm bảo các khoản chi này minh bạch, hợp pháp và có thể được cơ quan thuế công nhận.

2. Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra luôn đi đôi với nhau, nhưng lại đảm nhận những vai trò hoàn toàn khác biệt. Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn này giúp doanh nghiệp kê khai thuế chính xác, tránh được rủi ro về pháp lý và tài chính.

Tiêu chí	Hóa đơn đầu vào	Hóa đơn đầu ra
Khái niệm	Doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp.	Doanh nghiệp phát hành khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
Mục đích	– Ghi nhận chi phí hợp lệ. – Kê khai thuế GTGT được khấu trừ. – Hạch toán chi phí doanh nghiệp.	– Xác định doanh thu bán hàng. – Kê khai thuế GTGT đầu ra phải nộp. – Căn cứ tính thuế TNDN.
Ảnh hưởng đến tài chính	Giúp giảm số thuế phải nộp nhờ khấu trừ thuế GTGT.	Làm tăng nghĩa vụ thuế do phát sinh thuế GTGT đầu ra.
Chứng minh cho	Chi phí của doanh nghiệp.	Doanh thu của doanh nghiệp.
Ý nghĩa đối với thuế	Cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của chi phí và số thuế được khấu trừ.	Cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra doanh thu và nghĩa vụ nộp thuế.

Tóm lại: Hóa đơn đầu vào phản ánh chi phí, còn hóa đơn đầu ra phản ánh doanh thu. Doanh nghiệp cần nắm rõ để vừa quản lý tài chính hiệu quả, vừa đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

3. Vai trò của hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp

3.1 Cơ sở kê khai và khấu trừ thuế GTGT

Hóa đơn đầu vào là căn cứ để doanh nghiệp kê khai thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện hợp lệ (có hóa đơn điện tử/hóa đơn giấy hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch trên 20 triệu…), doanh nghiệp sẽ được khấu trừ số thuế GTGT này vào số thuế GTGT phải nộp.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp mua nguyên vật liệu với hóa đơn GTGT trị giá 110 triệu (bao gồm 10 triệu tiền thuế), thì 10 triệu này sẽ được tính khấu trừ vào thuế GTGT đầu ra.

3.2 Ý nghĩa trong quản lý chi phí và lợi nhuận

Hóa đơn đầu vào không chỉ phục vụ kê khai thuế mà còn giúp:

• Xác định chi phí hợp lệ: đảm bảo chi phí được đưa vào báo cáo tài chính hợp pháp.
• Quản lý dòng tiền: thông qua hóa đơn, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát khoản chi cho hàng hóa, dịch vụ.
• Tối ưu lợi nhuận: giảm bớt chi phí thuế phải nộp nhờ khấu trừ GTGT.

Có thể coi hóa đơn đầu vào như một “lá chắn hợp pháp” giúp doanh nghiệp vừa quản lý minh bạch, vừa tiết kiệm chi phí thuế.

3.3 Rủi ro khi không có hóa đơn đầu vào

Doanh nghiệp nếu không có hóa đơn đầu vào hợp lệ sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro:

• Không được khấu trừ thuế GTGT: Thuế GTGT đầu vào không có chứng từ hợp pháp sẽ không được trừ, làm tăng chi phí thuế phải nộp.
• Chi phí bị loại khi tính thuế TNDN: Nếu không có hóa đơn chứng minh, khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế.
• Nguy cơ bị xử phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định của cơ quan thuế về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc không có hóa đơn chứng từ.

4. Quy định mới nhất về hóa đơn đầu vào 2025

4.1 Các loại hóa đơn đầu vào hợp lệ

Khi nói đến “loại hóa đơn đầu vào hợp lệ”, ta cần hiểu rằng không phải hóa đơn nào cũng được chấp nhận để khấu trừ. Luật mới có những yêu cầu chặt chẽ hơn. Dưới đây là các dạng hóa đơn đầu vào thường được công nhận, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện hợp lệ:

Loại hóa đơn	Đặc điểm / yêu cầu chính	Ghi chú / hạn chế cần lưu ý
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế	Hóa đơn do tổ chức bán hàng lập, gửi cho người mua, có mã xác thực từ cơ quan thuế	Đây là dạng hóa đơn “chuẩn” trong môi trường điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế	Do người bán lập theo dữ liệu chuẩn, nhưng không có mã của cơ quan thuế	Vẫn được chấp nhận nếu tuân theo quy định chuyển dữ liệu, nội dung bắt buộc
Hóa đơn thương mại điện tử	Được bổ sung theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho các giao dịch thương mại điện tử giữa các bên, đặc biệt khi người bán ở nước ngoài	Bắt buộc tuân định dạng dữ liệu chuẩn theo quy định mới
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền	Dành cho các hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ khi sử dụng máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế	Nghị định 70 bổ sung quy định này để mở rộng việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in	Trong trường hợp pháp lý cho phép, hoặc chuyển tiếp trong giai đoạn thay đổi luật	Tuy nhiên, trong thực tế áp dụng hiện tại, ưu tiên hóa đơn điện tử

Lưu ý: Việc một hóa đơn thuộc loại nào không đủ – nó phải đáp ứng các điều kiện hợp lệ để được công nhận cho mục đích khấu trừ thuế.

4.2 Điều kiện khấu trừ thuế từ hóa đơn đầu vào

Trong luật mới có những điểm thay đổi quan trọng về điều kiện để một hóa đơn đầu vào được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT. Dưới đây là các điều kiện chủ yếu cần ghi nhớ:

Có hóa đơn hợp lệ theo quy định (loại, nội dung bắt buộc, thông tin đầy đủ).

Thanh toán không dùng tiền mặt

• Từ 01/7/2025, tất cả giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ dù giá trị nhỏ hay lớn đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế. 
• Trước 01/7/2025, có ngưỡng: nếu dưới 20 triệu đồng, có thể khấu trừ dù thanh toán bằng tiền mặt (nếu đáp ứng các điều kiện khác) 

Hóa đơn đúng nội dung bắt buộc

• Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế bên bán & bên mua, ngày tháng, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền,…
• Phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu mới (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC) nếu hóa đơn điện tử

Không thuộc trường hợp bị loại khi tính khấu trừ

• Hóa đơn giả, hóa đơn sai thông tin mà không sửa/điều chỉnh theo quy định.
• Hóa đơn không gửi hoặc không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử (bị vi phạm).

Thời điểm lập hóa đơn & kê khai thuế: Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm xảy ra giao dịch, hoặc trong khung cho phép; nếu ký số muộn, thời điểm kê khai dựa trên thời điểm lập hóa đơn nếu ký số sau đó vẫn hợp pháp theo quy định. 

Các trường hợp đặc thù được miễn hoặc ngoại lệ: Có những trường hợp ngoại lệ được Chính phủ cho phép không thanh toán không dùng tiền mặt nhưng vẫn được khấu trừ (ví dụ trường hợp đặc thù theo ngành hoặc vùng, nếu luật cho phép) 

Nếu một trong các điều kiện trên không được đáp ứng, hóa đơn đầu vào sẽ không hợp lệ để khấu trừ thuế, doanh nghiệp có thể mất quyền khấu trừ hoặc bị xử phạt.

4.3 Quy định về hóa đơn đầu vào hợp lệ (theo Thông tư, Nghị định mới nhất)

Luật & các văn bản mới đã đặt ra các quy định chi tiết hơn để đảm bảo hóa đơn đầu vào thực sự hợp lệ. Dưới đây là những điểm chính cần lưu:

Hiệu lực của Thông tư 32/2025/TT-BTC

• Bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ. 
• Có bổ sung, sửa đổi nhiều nội dung như ký hiệu hóa đơn, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, các trường hợp áp dụng hóa đơn đặc thù, quy định ghi hóa đơn kiêm tờ khai hoàn thuế. 

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

• Có hiệu lực thi hành từ 01/06/2025.
  Sửa đổi, bổ sung khoảng 40/61 điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan hóa đơn, chứng từ.
• Bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử sai sót – từ nay nếu có sai sót thì phải điều chỉnh hoặc thay thế, không được hủy hóa đơn đã phát hành.
• Bổ sung loại hóa đơn thương mại điện tử trong các giao dịch thương mại điện tử quốc tế, giữa các nền tảng số. 
• Mở rộng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ.

Luật Thuế giá trị gia tăng (sửa đổi 2024)

• Có hiệu lực từ 01/07/2025. 
• Bổ sung quy định bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT. 
• Bãi bỏ ngưỡng 20 triệu đồng: tức từ 1/7/2025, mọi giao dịch mua dù dưới 20 triệu cũng phải dùng thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ. 

4.4 Các văn bản pháp luật liên quan

Dưới đây là các văn bản quan trọng mà copywriter có thể trích dẫn hoặc để người đọc tra cứu:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ sử dụng trong giao dịch hàng hóa, dịch vụ trong nền kinh tế.
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP – Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123, cập nhật nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử, xử lý sai sót, loại hóa đơn mới.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC – Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123 (sửa đổi), quy định chi tiết các nội dung về hóa đơn chứng từ điện tử mới
• Luật Thuế giá trị gia tăng sửa đổi (2024) – Xác định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào mới, yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, bãi bỏ ngưỡng 20 triệu. 
• Thông tư 219/2013/TT-BTC – Hướng dẫn thực hiện luật thuế GTGT, về nội dung hóa đơn, đối tượng chịu thuế, khấu trừ, hoàn thuế.

5. Cách xử lý các tình huống với hóa đơn đầu vào

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp khó tránh khỏi những tình huống phát sinh liên quan đến hóa đơn đầu vào. Nếu không xử lý đúng quy định, rủi ro có thể dẫn đến mất quyền khấu trừ thuế, thậm chí bị xử phạt hành chính. Dưới đây là những trường hợp thường gặp và cách xử lý:

5.1 Hóa đơn không hợp lệ

Không phải hóa đơn nào doanh nghiệp nhận được cũng có giá trị pháp lý. Một hóa đơn được xem là không hợp lệ khi thiếu thông tin bắt buộc, mua bán khống hoặc đã bị hủy. 

Trong trường hợp này, doanh nghiệp tuyệt đối không được kê khai khấu trừ mà cần yêu cầu đối tác xuất lại hóa đơn hợp lệ hoặc báo cáo với cơ quan thuế nếu nghi ngờ gian lận.

5.2 Hóa đơn sai thông tin

Sai sót trên hóa đơn là tình huống phổ biến, từ sai tên, mã số thuế đến số tiền. Nếu không điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối khi kê khai thuế.

Cách xử lý phụ thuộc vào việc hóa đơn đã kê khai hay chưa, thông thường cần lập biên bản và xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng quy định.

5.3 Làm mất hóa đơn đầu vào bị phạt như thế nào?

Mất hóa đơn là sự cố nghiêm trọng vì đây là chứng từ quan trọng để chứng minh chi phí và kê khai thuế. Theo Nghị định 125/2020, mức phạt có thể lên tới hàng triệu đồng tùy tình huống. 

Doanh nghiệp cần lập biên bản, thông báo cơ quan thuế trong 5 ngày làm việc và lưu hồ sơ đầy đủ để tránh bị coi là gian lận.

5.4 Hóa đơn điện tử gặp sự cố kỹ thuật

Việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến, nhưng không ít doanh nghiệp gặp trục trặc khi hệ thống bị gián đoạn.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp được phép tạm thời sử dụng hóa đơn giấy và sau đó cập nhật lại dữ liệu điện tử lên cổng thông tin của cơ quan thuế, đồng thời lập báo cáo giải trình khi cần.

6. Những lưu ý quan trọng khi quản lý hóa đơn đầu vào

Để tránh các rủi ro kể trên, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý và lưu trữ hóa đơn. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cách giúp tối ưu chi phí và bảo vệ quyền lợi về thuế.

Một số điểm quan trọng cần lưu ý:

• Thời hạn kê khai: Hóa đơn đầu vào chỉ có giá trị khấu trừ trong một khoảng thời gian nhất định, nếu quá hạn sẽ không được công nhận.
• Lưu trữ khoa học: Dù là hóa đơn giấy hay điện tử, doanh nghiệp đều phải lưu giữ ít nhất 10 năm, phân loại rõ ràng để dễ tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Đối chiếu chứng từ: Trước khi thanh toán, luôn kiểm tra thông tin trên hóa đơn với hợp đồng, phiếu nhập hàng và chứng từ ngân hàng.
• Phòng ngừa rủi ro: Tránh giao dịch với nhà cung cấp kém uy tín, không tham gia mua bán hóa đơn, và ưu tiên phần mềm kế toán – hóa đơn điện tử để giảm sai sót.

7. Giải pháp cho doanh nghiệp về hóa đơn đầu vào

Quản lý hóa đơn đầu vào là khâu quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nếu không có giải pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong kê khai thuế, quản lý chi phí hoặc thậm chí đối diện với các khoản phạt hành chính. Dưới đây là những giải pháp giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả vấn đề này.

7.1 Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Một trong những giải pháp hữu ích nhất là triển khai phần mềm hóa đơn điện tử. Công cụ này giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tập trung, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý hóa đơn. Không chỉ vậy, việc tra cứu – đối chiếu cũng nhanh chóng, an toàn và tiện lợi hơn so với cách quản lý thủ công.

7.2 Dịch vụ kế toán – tư vấn thuế chuyên nghiệp

Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc chưa có bộ phận kế toán nội bộ, việc thuê dịch vụ kế toán – tư vấn thuế là lựa chọn tối ưu. Các đơn vị này không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế đúng quy định mà còn đưa ra lời khuyên chuyên môn trong các tình huống phức tạp. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

7.3 Tối ưu hóa chi phí và tuân thủ pháp luật

Bên cạnh công cụ và dịch vụ hỗ trợ, bản thân doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình kiểm soát chi phí và hóa đơn minh bạch. Việc quản lý tốt hóa đơn đầu vào giúp chi phí được hạch toán hợp lệ, tránh rủi ro bị loại khi quyết toán thuế. Đồng thời, điều này còn thể hiện sự chuyên nghiệp, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Có thể thấy, hóa đơn đầu vào đóng vai trò then chốt trong việc vận hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Từ việc kê khai thuế, quản lý chi phí cho đến nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính, tất cả đều gắn liền với chứng từ này. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ, ứng dụng công nghệ và tuân thủ đúng quy định để tận dụng tối đa lợi ích mà hóa đơn đầu vào mang lại.