Làm hóa đơn – Hướng dẫn quy trình lập hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất

Hướng dẫn chi tiết cách làm hóa đơn điện tử đúng quy định mới nhất. Tìm hiểu quy trình làm hóa đơn chuẩn pháp luật giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh sai sót và bị xử phạt thuế.

1. Vì sao cần biết cách làm hóa đơn đúng chuẩn?

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng nhất để xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

Việc làm hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp:

• Hợp thức hóa giao dịch;

• Kê khai thuế hợp lệ;

• Bảo vệ quyền lợi khi xảy ra tranh chấp;

• Tránh bị xử phạt do sai phạm hành chính.

Từ năm 2022, Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, vì vậy quy trình làm hóa đơn cũng có nhiều thay đổi quan trọng mà người kinh doanh cần nắm rõ.

2. Hóa đơn là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Hiện nay, có 3 loại hóa đơn phổ biến:

1. Hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ) – dùng cho doanh nghiệp kê khai thuế khấu trừ.

2. Hóa đơn bán hàng – dùng cho hộ kinh doanh nộp thuế trực tiếp.

3. Hóa đơn điện tử – hóa đơn hợp pháp được phát hành qua phần mềm, có mã xác thực của cơ quan thuế.

3. Làm hóa đơn cần những gì?

Để làm hóa đơn điện tử hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Sau khi có đủ 5 yếu tố trên, bạn có thể bắt đầu “làm hóa đơn” – tức là lập, ký và gửi hóa đơn cho khách hàng.

4. Quy trình làm hóa đơn điện tử hợp pháp

✅ Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Truy cập cổng Tổng cục Thuế → chọn Đăng ký hóa đơn điện tử → nộp hồ sơ (mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT).

Cơ quan thuế xác nhận trong vòng 1–2 ngày làm việc.

✅ Bước 2: Thiết kế mẫu hóa đơn

Doanh nghiệp tạo mẫu hóa đơn gồm:

• Logo, thông tin công ty, mã số thuế, địa chỉ;

• Mẫu số, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn;

• Cấu trúc bảng hàng hóa (tên, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT).

Sau đó gửi mẫu lên cơ quan thuế phê duyệt.

✅ Bước 3: Lập hóa đơn cho từng giao dịch

Trên phần mềm, nhập đầy đủ:

• Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế – nếu có);

• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất;

• Ngày lập hóa đơn.

✅ Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng

• Ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

• Hệ thống tự động gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực.

• Sau khi có mã, hóa đơn được gửi email cho khách hàng và lưu trữ điện tử.

5. Mẫu hóa đơn điện tử minh họa

📌 Hóa đơn sau khi ký số và cấp mã xác thực sẽ có dạng file PDF/XML, gửi trực tiếp đến email người mua.

6. Các lỗi thường gặp khi làm hóa đơn

👉 Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi phát hành, vì hóa đơn đã cấp mã thì không thể xóa, chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

7. Cách làm hóa đơn cho cá nhân và hộ kinh doanh

• Nếu người mua là cá nhân, không cần mã số thuế, chỉ cần ghi tên, địa chỉ, email.

• Nếu hộ kinh doanh, có thể dùng hóa đơn bán hàng (không có thuế GTGT) hoặc xin cấp hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế.

• Với cá nhân mua hàng qua sàn thương mại điện tử, hóa đơn sẽ được phát hành điện tử tự động.

8. Phần mềm làm hóa đơn điện tử phổ biến

Các phần mềm này được Bộ Tài chính cấp phép, đảm bảo hợp pháp và dễ thao tác.

9. Xử phạt khi làm hóa đơn sai quy định

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

10. Kết luận

Làm hóa đơn điện tử đúng quy định là nghĩa vụ bắt buộc với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh có giao dịch hàng hóa, dịch vụ.

Chỉ khi lập hóa đơn hợp pháp, doanh nghiệp mới:

• Kê khai thuế hợp lệ,

• Tránh bị xử phạt,

• Tăng uy tín với đối tác và khách hàng.

Hãy luôn tuân thủ quy trình, sử dụng phần mềm được cấp phép, và lưu trữ hóa đơn cẩn thận để đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch, hợp pháp và bền vững.

Đọc thêm: https://banhoadonvat.com/xuat-hoa-don-do-cho-ca-nhan.html

Tra cứu: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal