Quy định và hướng dẫn chi tiết xuất hóa đơn cho cá nhân 2025

Kê khai thông tin người mua là cá nhân

Trong nhiều giao dịch mua bán, đặc biệt là khi mua hàng hóa hay sử dụng dịch vụ, nhu cầu xuất hóa đơn cho cá nhân ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy định, quyền lợi và rủi ro liên quan đến việc này. Việc nắm chắc thông tin sẽ giúp cá nhân sử dụng hóa đơn đúng mục đích, đồng thời doanh nghiệp cũng tuân thủ pháp luật và tránh những rắc rối không đáng có.

1. Xuất hóa đơn cho cá nhân là gì?

Xuất hóa đơn cho cá nhân là việc doanh nghiệp hoặc tổ chức bán hàng, cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn VAT (hay còn gọi là hóa đơn đỏ, hóa đơn điện tử) cho người mua là cá nhân, thay vì khách hàng là doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh.

Trên thực tế, hóa đơn cho cá nhân có vai trò:

  • Chứng minh giao dịch hợp pháp giữa doanh nghiệp và cá nhân.
  • Bảo vệ quyền lợi của người mua khi cần đổi trả hàng, bảo hành sản phẩm hoặc khiếu nại dịch vụ.
  • Giúp doanh nghiệp kê khai thuế GTGT đầu ra chính xác và minh bạch.
Xuất hóa đơn cho cá nhân
Xuất hóa đơn cho cá nhân

2. Cá nhân có được xuất hóa đơn không?

Cá nhân không kinh doanh hoặc không đăng ký thuế thường không thể tự xuất hóa đơn như doanh nghiệp. Họ không có quyền phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn bán hàng.

Tuy nhiên, cá nhân có quyền yêu cầu bên bán (doanh nghiệp/tổ chức kinh doanh) lập hóa đơn cho giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ của mình. Đây là quyền hợp pháp của người mua được quy định rõ ràng.

Trong trường hợp cá nhân là hộ kinh doanh cá thể đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế, họ sẽ sử dụng hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã hoặc đặt in (tùy hình thức kê khai) để xuất hóa đơn cho khách hàng của mình.

Tóm lại, trong phạm vi chủ đề này, cá nhân được nhắc đến chủ yếu là người mua hàng hóa, dịch vụ và có quyền được cấp hóa đơn.

3. Quy định về xuất hóa đơn cho cá nhân (Cập nhật 2025)

Việc lập hóa đơn cho cá nhân (khách lẻ) là trách nhiệm bắt buộc của mọi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhằm đảm bảo nguyên tắc minh bạch trong quản lý thuế.

Quy định cốt lõi được củng cố và chi tiết hóa qua Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi, bổ sung mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3.1 Mọi giao dịch đều phải có hóa đơn

Cơ sở pháp lý quan trọng là điều 4, khoản 2 của nghị định 123/2020/ND-CP, trong đó nêu rõ: người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt người mua là tổ chức hay cá nhân. Quy định này áp dụng ngay cả trong các trường hợp:

  • Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng.
  • Hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, trả thay lương cho người lao động.

3.2 Quy tắc bắt buộc lập hóa đơn khi giao dịch từ 200.000 VNĐ

Đối với các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn cho người mua.

3.3 Bắt buộc lập hóa đơn dù giao dịch dưới 200.000 VNĐ

Nếu giao dịch có giá trị dưới 200.000 đồng, nhưng người mua (cá nhân) yêu cầu lập hóa đơn, người bán vẫn phải tuân thủ và xuất hóa đơn theo đúng quy định.

3.4 Trách nhiệm xử lý với trường hợp “Khách lẻ không lấy hóa đơn”

Đây là điểm doanh nghiệp thường xuyên mắc sai sót:

  • Nếu người mua là cá nhân không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế), người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử để kê khai doanh thu.
  • Cách ghi trên hóa đơn: tại tiêu thức tên người mua, địa chỉ và mã số thuế, người bán phải ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
  • Các hóa đơn này sẽ không cần chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người mua.
  • Người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn lẻ cho từng lần bán hoặc lập hóa đơn điện tử tổng hợp trong ngày (cuối ngày) cho toàn bộ doanh thu phát sinh từ khách lẻ không lấy hóa đơn.

Việc không tuân thủ các quy định trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quy định về xuất hóa đơn cá nhân
Quy định về xuất hóa đơn cá nhân

4. Hướng dẫn kê khai thông tin người mua là cá nhân (Xử lý MST)

Quy trình kê khai thông tin người mua là cá nhân có sự khác biệt lớn so với tổ chức, đặc biệt là khi người mua không có mã số thuế (MST) hoặc không có nhu cầu lấy hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xử lý thông tin trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp lệ, dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định sửa đổi mới nhất.

4.1 Xuất hóa đơn cho cá nhân có mã số thuế (MST)

Khi cá nhân là người mua hàng và cung cấp MST (thường là cá nhân có kinh doanh hoặc yêu cầu để phục vụ mục đích kê khai chi phí hợp pháp), bạn phải ghi đầy đủ các thông tin sau trên hóa đơn:

  • Họ tên người mua: Ghi rõ ràng, chính xác.
  • Địa chỉ: Ghi chi tiết địa chỉ của cá nhân đó.
  • Mã số thuế (MST): Điền đúng mã số thuế đã được cá nhân cung cấp.

Việc ghi đầy đủ thông tin này giúp hóa đơn hợp lệ, nhất là khi cá nhân cần chứng minh nguồn gốc tài sản hoặc làm chứng từ cho các khoản chi phí.

4.2 Xuất hóa đơn cho cá nhân không có mã số thuế

Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với khách lẻ mua hàng tiêu dùng thông thường. Bạn không cần phải quá lo lắng nếu khách không cung cấp MST, nhưng cần tuân thủ nguyên tắc sau:

  • Phần MST: Bạn bắt buộc phải để trống hoặc không điền bất cứ ký tự nào vào ô mã số thuế. Tuyệt đối không được điền số “0” hoặc chuỗi “9 số 0” vì sẽ bị cơ quan thuế coi là sai sót.
  • Phần Tên/Địa chỉ: Phải ghi đầy đủ Họ tên người mua và Địa chỉ của họ (nếu người mua cung cấp). Nếu khách hàng là cá nhân nhưng không cung cấp địa chỉ, bạn vẫn phải ghi họ tên để phân biệt.
Kê khai thông tin người mua là cá nhân
Kê khai thông tin người mua là cá nhân

4.3 Cách ghi khi khách lẻ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin

Mọi doanh nghiệp đều phải lập hóa đơn cho dù khách lẻ có yêu cầu hay không. Nếu khách hàng không muốn lấy hóa đơn hoặc từ chối cung cấp bất kỳ thông tin nào, bạn vẫn phải lập hóa đơn và xử lý như sau:

  • Vẫn phải lập hóa đơn: Người bán phải lập hóa đơn điện tử tổng hợp trong ngày (cuối ngày) hoặc lập hóa đơn lẻ, ghi rõ thông tin theo quy định.
  • Cách ghi: Tại tiêu thức “Tên người mua” và “Địa chỉ” trên hóa đơn, bạn ghi rõ:
    • “Khách lẻ không lấy hóa đơn” hoặc
    • “Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

Hóa đơn này được lập ra để doanh nghiệp kê khai doanh thu theo đúng quy định pháp luật và không cần chữ ký điện tử của người mua.

4.4 Các trường hợp đặc biệt không cần đầy đủ thông tin (Theo NĐ 70/2025/NĐ-CP)

Theo quy định sửa đổi mới nhất, có một số giao dịch với cá nhân không kinh doanh được miễn trừ khỏi yêu cầu về việc điền đầy đủ tên, địa chỉ, và mã số thuế của người mua. Điều này nhằm đơn giản hóa nghiệp vụ bán lẻ và giảm áp lực nhập liệu cho doanh nghiệp.

Trường hợp giao dịch

Tiêu chí trên hóa đơn không bắt buộc

Căn cứ pháp lý

Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại (Người mua là cá nhân không kinh doanh)

Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

Điểm d Khoản 7 Điều 1 NĐ 70/2025/NĐ-CP (Sửa đổi Khoản 14 Điều 10 NĐ 123/2020)

Bán xăng dầu lẻ cho cá nhân không kinh doanh

Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

Tương tự trên.

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không (Xuất qua website/tmđt cho cá nhân không kinh doanh)

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế gtgt.

Tương tự trên.

5. Những rủi ro thường gặp khi xuất hóa đơn cho cá nhân

5.1 Sai thông tin cá nhân trên hóa đơn

Khi xuất hóa đơn cho cá nhân, việc ghi thông tin chính xác là rất quan trọng. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp mắc lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến khách hàng và kế toán, điển hình như: 

  • Sai chính tả họ tên người mua.
  • Ghi thiếu hoặc nhầm địa chỉ.
  • Trường hợp cần số CMND/CCCD nhưng lại điền sai hoặc bỏ sót.

Những lỗi này có thể dẫn đến nhiều hậu quả:

  • Cá nhân gặp khó khăn khi sử dụng hóa đơn để bảo hành, đổi trả sản phẩm hoặc làm thủ tục hành chính.
  • Doanh nghiệp mất thời gian hủy và xuất lại hóa đơn, thậm chí có nguy cơ bị cơ quan thuế nhắc nhở, gây ảnh hưởng đến uy tín.

5.3 Trường hợp xuất hóa đơn khống

Bên cạnh những sai sót thông thường, một rủi ro nghiêm trọng hơn khi xuất hóa đơn cho cá nhân chính là tình trạng hóa đơn khống. Đây là hành vi gian lận thường bị một số đối tượng lợi dụng nhằm trục lợi bất chính. Các thủ đoạn phổ biến có thể kể đến:

  • Xuất hóa đơn khi không hề có giao dịch thật.
  • Ghi giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ cao hơn thực tế.

Những hành vi này để lại hậu quả nặng nề:

  • Đây là vi phạm pháp luật về thuế, có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
  • Doanh nghiệp liên quan đến hóa đơn khống sẽ mất uy tín, bị cơ quan thuế thanh tra và đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý.

5.4 Rủi ro về thuế GTGT

Xuất hóa đơn cho cá nhân thường gắn liền với nghĩa vụ về thuế GTGT. Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh không quản lý tốt, việc này có thể dẫn đến nhiều hệ quả phức tạp. Một số rủi ro thường gặp là:

  • Doanh nghiệp kê khai sai thuế suất GTGT dẫn đến chênh lệch số thuế phải nộp.
  • Không kê khai đầu ra đúng hạn sẽ dễ bị phạt chậm nộp thuế.
  • Cá nhân kinh doanh quản lý lỏng lẻo hóa đơn có thể bị đánh giá là hành vi trốn thuế.

Những rủi ro này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn gây phiền toái pháp lý, khiến doanh nghiệp và cá nhân mất nhiều thời gian xử lý.

Rủi ro khi xuất hóa đơn cho cá nhân
Rủi ro khi xuất hóa đơn cho cá nhân

6. Giải pháp cho doanh nghiệp và cá nhân

Để hạn chế tối đa rủi ro khi xuất hóa đơn cho cá nhân, doanh nghiệp và cá nhân có thể áp dụng những giải pháp an toàn và hợp pháp dưới đây.

6.1 Ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử 

Sự phát triển của công nghệ giúp quá trình xuất hóa đơn trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín mang lại những lợi ích rõ ràng:

  • Xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác chỉ trong vài phút.
  • Tự động điền thông tin, giảm nguy cơ sai sót thủ công.
  • Lưu trữ dữ liệu an toàn, dễ dàng tra cứu khi cần.
  • Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo tính hợp pháp.

6.2 Dịch vụ xuất hóa đơn hợp pháp

Không phải cá nhân hoặc doanh nghiệp nào cũng quen thuộc với thủ tục xuất hóa đơn. Trong trường hợp này, dịch vụ hỗ trợ cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp là lựa chọn hợp lý.

  • Đảm bảo hóa đơn được phát hành đúng quy định.
  • Tiết kiệm thời gian xử lý, hạn chế sai sót.
  • Giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Tuy nhiên, cần lưu ý lựa chọn đơn vị uy tín, tránh những dịch vụ chui cung cấp hóa đơn khống, vì có thể dẫn đến rắc rối pháp lý nghiêm trọng.

Dịch vụ xuất hóa đơn hợp pháp
Dịch vụ xuất hóa đơn hợp pháp

6.3 Tư vấn từ cơ quan thuế

Một giải pháp an toàn và chính thống khác là liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý. Điều này mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

  • Được hướng dẫn quy trình xuất hóa đơn cho cá nhân đúng quy định mới nhất.
  • Giải đáp kịp thời các thắc mắc về thủ tục, kê khai thuế.
  • Cập nhật nhanh chóng những thay đổi trong nghị định, thông tư.

Nhờ đó, doanh nghiệp và cá nhân có thể yên tâm thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời bảo vệ được quyền lợi hợp pháp của mình.

Xuất hóa đơn cho cá nhân là cần thiết và hợp pháp. Hoạt động này luôn có quy định và trách nhiệm cụ thể. Cá nhân nên yêu cầu doanh nghiệp xuất hóa đơn minh bạch. Điều đó giúp bảo vệ quyền lợi và tránh sai sót. Doanh nghiệp cần áp dụng hóa đơn điện tử để giảm rủi ro, nâng cao hiệu quả. Sử dụng dịch vụ hợp pháp cũng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế vi phạm pháp luật

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Chat With Me on Zalo