Người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua – cách xử lý đúng quy định mới nhất

Khi người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua, phải xử lý thế nào theo quy định mới nhất? Hướng dẫn chi tiết thủ tục khi người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua để tránh bị phạt hành chính.

1. Tình huống thực tế thường gặp

Trong quá trình kinh doanh, việc thất lạc hoặc làm mất hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) là điều không hiếm.

Một trong những lỗi phổ biến nhất là người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua – tức là bên bán đã lập và giao hóa đơn cho khách hàng nhưng sau đó đánh mất bản sao lưu hoặc không còn giữ được bản gốc mà người mua đã ký nhận.

Tình huống này tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chứng từ kế toán, việc kê khai thuế, và uy tín của doanh nghiệp. Nếu không xử lý đúng quy định, cả người bán và người mua đều có thể bị xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế.

2. Căn cứ pháp lý khi người bán làm mất hóa đơn đỏ

Các quy định xử lý việc mất hóa đơn được nêu rõ trong:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử.

• Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng, thì phải lập báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày phát hiện.

3. Xác định rõ trách nhiệm của người bán

Khi người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua, cần phân biệt hai trường hợp cụ thể:

3.1. Hóa đơn điện tử

• Do hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, nên việc “mất” chỉ xảy ra khi người bán xóa, không còn dữ liệu hoặc không thể truy cập hóa đơn đã cấp mã.

• Trường hợp này, người bán cần liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế để tra cứu và tải lại bản sao của hóa đơn.

• Nếu không thể khôi phục, phải lập biên bản xác nhận mất hóa đơn và báo cáo theo mẫu BC26/HDG gửi cơ quan thuế.

3.2. Hóa đơn giấy (trước khi chuyển sang điện tử)

• Người bán làm mất liên 2 của hóa đơn (liên giao cho người mua) sau khi đã lập và giao, thì phải thông báo cho người mua biết tình hình.

• Đồng thời, người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc và cam kết hóa đơn đã được kê khai, không sử dụng lại.

4. Các bước xử lý khi người bán làm mất hóa đơn đỏ

Bước 1: Lập biên bản xác nhận mất hóa đơn

Hai bên (người bán và người mua) cùng lập biên bản mất hóa đơn theo mẫu tự do nhưng phải có các nội dung:

• Số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng phát hành.

• Lý do mất hóa đơn.

• Cam kết của hai bên: không lợi dụng để kê khai khống, không sử dụng lại.

• Chữ ký và dấu của cả hai bên.

Bước 2: Báo cáo với cơ quan thuế

Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày phát hiện, người bán phải nộp báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC26/HDG (ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 3: Sao chép hóa đơn từ hệ thống

Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã, người bán có thể tải lại bản sao hóa đơn điện tử từ cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc từ hệ thống phần mềm hóa đơn đang sử dụng.

Bản sao này có giá trị pháp lý tương đương bản gốc nếu được in ra từ hệ thống được cơ quan thuế xác nhận.

5. Mức xử phạt khi người bán làm mất hóa đơn đỏ

Theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt cụ thể đối với hành vi mất hóa đơn như sau:

• Phạt cảnh cáo nếu báo cáo mất hóa đơn đúng thời hạn (5 ngày kể từ ngày phát hiện).

• Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng nếu không báo cáo hoặc báo cáo quá hạn.

• Nếu làm mất hóa đơn chưa sử dụng, mức phạt có thể lên đến 10.000.000 đồng tùy trường hợp cụ thể.

Tuy nhiên, nếu chứng minh được hóa đơn đã kê khai đầy đủ, giao dịch có thật, và người bán chủ động thông báo, khắc phục đúng quy trình, cơ quan thuế có thể xem xét giảm nhẹ hoặc miễn phạt.

6. Cách hạn chế rủi ro mất hóa đơn trong tương lai

Để tránh tái diễn tình trạng người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có hệ thống lưu trữ đám mây, sao lưu tự động.

• Phân quyền truy cập rõ ràng, chỉ kế toán hoặc người có trách nhiệm mới được thao tác với hóa đơn.

• Định kỳ sao lưu dữ liệu hóa đơn ra ổ cứng hoặc máy chủ nội bộ.

• Khi bàn giao chứng từ, phải có sổ ký nhận giữa các bộ phận kế toán, thủ kho, hành chính.

• Đào tạo nhân viên kế toán – hành chính nắm rõ quy trình lập, lưu và quản lý hóa đơn.

7. Một số lưu ý quan trọng

• Nếu người mua làm mất hóa đơn đỏ, quy trình tương tự: người mua cũng phải báo cáo cơ quan thuế và phối hợp với người bán để xác nhận.

• Hóa đơn điện tử hiện nay không bị “mất” theo nghĩa truyền thống, trừ khi bị xóa nhầm hoặc mất dữ liệu phần mềm.

• Nếu mất hóa đơn nhưng đã kê khai thuế, không cần lập lại hóa đơn mới – chỉ cần báo cáo mất và lưu bản sao có mã tra cứu.

8. Kết luận

Khi người bán làm mất hóa đơn đỏ của người mua, doanh nghiệp tuyệt đối không được bỏ qua hoặc tự ý làm lại hóa đơn khác. Việc xử lý phải tuân thủ đúng quy trình gồm lập biên bản, báo cáo mất hóa đơn và khôi phục dữ liệu theo quy định của cơ quan thuế.

Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính, mà còn đảm bảo hồ sơ kế toán, thuế được minh bạch, hợp pháp và dễ kiểm tra trong các kỳ thanh tra sau này.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống có mã xác thực và lưu trữ tự động, giúp đảm bảo an toàn dữ liệu, dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Đọc thêm: https://banhoadonvat.com/nguyen-tac-ghi-gia-ban-hoa-don-do.html

Tra cứu: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/